Digitale Verwaltung

Verwaltung digitalisieren
ein Beispiel - Förderantrag

Mit einer Förderung haben wir vor kurzem eine komplexe Verrichtung digitalisiert. Dazu haben wir nicht nur den eigentlichen Förderantrag digitalisiert, sondern die komplette Verrichtung Ende-zu-Ende automatisiert. 

Der Prozess beginnt mit dem Ausfüllen eines ausführlichen Fragebogens durch den Antragsteller.  Nach Absenden des Förderantrags werden die Daten zunächst automatisiert geprüft und dann einem Sachbearbeiter zugewiesen. Diese Zuweisung ist skill-basiert und verwendet dazu die Daten aus dem Antrag und die hinterlegten Skill-Profile der Sachbearbeiter. Ein Vorgesetzter kann einzelne Anträge priorisieren und auch die Zuweisung manuell verändern.

Die Applikation erzeugt dann Checklisten. Das sind zwei Arten von Prüfungen: einmal geht es um formale Prüfungen, die zum größten Teil automatisiert erfolgen. Also z.B. ob die Adresse im Zuständigkeitsbereich der Förderung liegt. Und das andere sind inhaltliche Prüfungen, die ein Sachbearbeiter macht. Anhand der Checkliste wird er durch diese Prüfungen geleitet. Dazu gehört z.B. die Prüfung des förderbaren Gegenstands.

S&D Verwaltung digitalisieren mit OutSystems
Über S&D Automatisierung und Digitalisierung Business Rules OutSystems RPA Daten sin der Treibstoff der Digitalisierung

Automatische Veraktung

Am Ende des Prozesses erfolgt die Bewilligung mit einem 4-Augen-Prinzip. Die Applikation erzeugt daraufhin automatisch sämtliche benötigen Dokumente wie einen Prüfvermerk und natürlich den eigentlichen Bescheid: also einen Ablehnungs- oder – im günstigen Fall – einen Zuwendungsbescheid. Es erfolgt natürlich auch eine „Veraktung“ der Dokumente durch die Ablage in einem Dokumenten-Management System.

Ein sehr spannendes Feature im Projekt war die Anbindung der Applikation an die Bund-ID, so dass sich Bürger mit ihrem elektronischen Personalausweis anmelden können.

Low Code - schneller, besser, günstiger

Die Reduktion der Komplexität beschleunigt die Applikationsentwicklung drastisch. Das führt zu kurzen Entwicklungszeiten und schafft schnellere Verfügbarkeit bei geringeren Kosten.

 

Einsatzbereit in Tagen oder Wochen – statt in Monaten oder Jahren.

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