Die Ablösung von Lotus-Notes ist ein großer Schritt

Lotus Notes war einst ein revolutionäres Produkt.

Die schnelle Erstellung von kollaborativen Applikationen, Datenbanken, Social Business oder Communities waren die Stärken von Lotus-Notes. Doch die Zeiten ändern sich und der Druck sich zu modernisieren nimmt stetig zu. Für Organisationen, die in der digitalen Transformation stecken und Lotus-Notes ablösen wollen ist es sinnvoll, auf neue Technologien zu migrieren, die die aktuellen Geschäftsanforderungen besser erfüllen.

Es muss passen

Wann immer Altes abgelöst wurde, spielten taktische und strategische Faktoren eine Rolle. So wie bei technischen Änderungen exakte Analyse und Planung unabdingbar ist, um erfolgreich zu sein, so erfordert auch die Ablösung von Legacy-Systemen eine gründliche Vorbereitung:

  • Wer nutzt die Anwendung und wieviele Benutzer gibt es?
  • Um welche Art der Anwendung handelt es sich? Workflow, Dokumentenmanagementsystem oder eine Kommunikationsplatform?
  • Wie oft wird auf die Anwendung zugegriffen und wie hoch ist die Änderungsrate?

Die Antworten auf diese Fragen helfen Ihnen die Prioritäten zu definieren, mit denen Anwendungen auf eine neue Plattform migriert werden. Dabei steht und fällt der Erfolg mit der Wahl der richtigen Plattform.

Die richtige Plattform

Aus Gesprächen mit mehreren IT-Abteilungen hat OutSystems taktische und strategische Faktoren zusammengetragen, die der Auswahl der neuen Plattform zugrunde liegen sollten:

  • Geschwindigkeit: Das war ein Vorteil von Lotus-Notes. Die neue Plattform sollte es ermöglichen Anwendungen sehr schnell bereitzustellen
  • Benutzerfreundlichkeit: Gute Gestaltung und gute Benutzeroberflächen stellen einen enormen Mehrwert dar, der sich schnell finanziell bemerkbar macht. Die neue Plattform sollte benutzerfreundliche und ansprechende Applikationen zu erstellen.
  • Cloud-Fähigkeit: Die Möglichkeit Applikationen zwischen lokalen Servern und der Cloud zu bewegen sollte nicht fehlen.
  • Interne Kompetenzen: Die meisten Lotus-Notes Anwender sind keine Hardcore Programmierer. Ihre Stärken liegen im Wissen ums Business. Wählen Sie eine Plattform, mit der Sie von diesem Wissen profitieren und vermeiden Sie, Ihr Team mit zu großer Komplexität zu überfordern.
  • Mobilität: Mobile Apps steigern die Produktivität. Die neue Plattform sollte es ermöglichen mobile Frontends für Lotus-Notes Applikationen zu erstellen, die auch den Aussendienst unterstützen.
  • Wartbarkeit und Änderbarkeit: Lotus-Notes gilt als schwer zu warten oder zu ändern. Dies soll sich mit einer neue Plattform ändern.

Was nehmen wir mit?

Wenn die Auswahl der passenden Plattform abgeschlossen ist, gilt es Ihre bestehenden Anwendungen in 3 Gruppen einzuteilen:

  • Applikation die eingestellt werden
  • Applikationen die durch Standardsoftware ersetzt werden
  • Applikationen die auf die neue Plattform migriert werden

Bei der Einteilung kommen die Information ins Spiel, die Sie während der Analyse und Planungsphase gesammelt haben. Gerade die Auswahl der Anwendungen, die Sie in der Frühphase migrieren möchten ist von großer Bedeutung

Um die richtige Auswahl zu treffen hat sich der folgende Ansatz bewährt:

  • Wichtige Geschäftsanwendungen: Anwendungen, die keinen Wettbewerbsvorteil bringen, können durch Standardsoftware ersetzt werden. Fokussieren Sie sich auf das Migrieren von hochwertigen Applikationen, die speziell für Ihre Prozesse entwickelt wurden.
  • Wählen Sie die Benutzer aus: Es ist hilfreich, wenn die erste App von wenigen Personen genutzt wird. Wählen Sie Benutzer, die der Migration positiv gegenüberstehen, denn deren Zustimmung kann zum Erfolg des gesamten Projekt beitragen.
  • Häufige Nutzung: Anwendungen, die häufig eingesetzt werden sind wertvoll und helfen den ROI der Plattform und des Migragtionsprozesses zu maximieren. Daher: häufig eingesetzte Applikationen priorisieren.
  • Zum Start eine bekannte App: Das Migrationsteam sollte mit den Anwendungen, die es migriert, möglichst vertraut sein. Es hat sich bewährt,  Apps auszuwählen, die vom Migrationsteam entwickelt wurden.
  • Der Wandel ist die Konstante: Apps die sich mit Ihrem Unternehmen weiterentwickeln müssen sind geeignet, um die Vorteile der neuen Plattform zu belegen.

Pilotprojekt

Die erste App bringt Ihnen viel Know-How über die neue Plattform und hilft neue Benutzer an Bord zu holen. Analysieren Sie die App im Vorfeld gründlich und bauen Sie nicht einfach nach. Die Analyse hilft meist den gesamten Prozess zu verbessern.

Ein paar Tipps für einen erfolgreichen Start:

  • Sorgen Sie für eine zügige und dynamische Umsetzung: Je schneller Benutzer Ergebnisse sehen, desto besser.
  • Integrationen sind wichtig, achten Sie darauf, dass es nicht unverhältnismäßig wird
  • Messen Sie Erfolge – Metriken helfen die Erfolge zu belegen: Z.B. Akzeptanzrate, Anzahl der Transaktionen, oder ein besserer Zugriff auf Daten
  • Verbessern, verbessern, verbessern: Bei der Erfolgsmessung finden Sie heraus, was noch besser laufen könnte.

Apps, die nie alt werden

Apps, die sich an die Geschwindigkeit des Geschäfts anpassen werden nicht alt und sind für Unternehmen und IT von großem Wert. Solche Apps sind die effektivste Antwort auf Schattenprojekte der IT oder anderer Abteilungen. Schaffen Sie die Möglichkeit, dass Benutzer jederzeit unkompliziert Feedback geben können. E-Mail oder Supportforen sind dafür nicht die beste Wahl. Ideal wäre, der App Mechanismen hinzuzufügen, mit denen Benutzer schnell und direkt im App-Bildschirm Feedback geben können.

Wir helfen

Wir hoffen, wir konnten Ihnen einen ersten Einblick und Orientierung geben. Für alle offenen Fragen, Wünsche, Anregungen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Zögern Sie nicht – wir freuen uns über Ihre Nachricht.